A céges e-mail a vállalkozásod saját domain nevéhez kapcsolódó levelezés, például hello@ceged.hu címmel. Használatához egy domainre, levelezési szolgáltatásra és a kettőt összekapcsoló beállításokra van szükség. A MittuDomainnél biztosítjuk a postafiókok hátterét, és segítünk az induláshoz szükséges alapbeállításokban. Saját címed lesz, a levelezőszerver üzemeltetésével pedig mi foglalkozunk.
Elküldesz egy ajánlatot, válaszolsz egy érdeklődőnek, egyeztetsz a könyvelőddel. A céges levelezés egy átlagos munkanapon is sokszor előkerül, mégsem szeretnél minden levél előtt technikai továbbképzésen részt venni. Jó lenne egy könnyen megjegyezhető cím, amit a megszokott eszközeiden használhatsz, és valaki, aki segít beállítani. Nézzük meg, hogyan áll össze mindez a gyakorlatban!
Miért jó, ha a céges e-mail-címed is a vállalkozásod nevét viseli?
Egy saját domaines cím már a feladónál összekapcsolja az üzenetedet a vállalkozásoddal. Ha a weboldaladon, a névjegyeden és az ajánlatodon ugyanaz a név jelenik meg, az ügyfeled könnyebben eligazodik. A saját domain egységesebbé teszi a céges kommunikációt, különösen akkor, amikor már többen leveleztek a cég nevében.
A könnyen megjegyezhető cím a hétköznapokban is kényelmes. A kapcsolat@ceged.hu formátumot egyszerűbb elmondani, mint egy régen létrehozott, számokkal megtoldott magáncímet. Ha még a domain kiválasztásánál tartasz, akkor a jó domainnév fél siker című cikkünk ehhez ad kapaszkodókat.
A rendezett levelezéshez nem kell nagyvállalatnak lenned. Egyéni vállalkozóként is jól jöhet, hogy a munkával kapcsolatos üzenetek külön postafiókba érkeznek. Így az ajánlatkérés nem ugyanott vár válaszra, ahol a nyaralás visszaigazolása és a családi fotók sorakoznak.
A saját cím ugyanakkor csak az egyik része az ügyfélkapcsolatnak. A gyors, egyértelmű válaszokkal együtt lesz igazán jó az első benyomás. A technikai háttér megteremti a lehetőséget, ugyanakkor a kommunikáció tartalmát továbbra is te és a csapatod adjátok hozzá.
Mi kell a saját domaines céges e-mail elindításához?
A domain adja az e-mail-cím @ jel utáni részét, a levelezési szolgáltatás pedig a postafiókokat, a levelek küldését, fogadását és tárolását biztosítja. A domain regisztrációja önmagában még nem hoz létre postafiókot. Ha még nincs saját neved, a domain regisztrációban is tudunk segíteni.
Az induláshoz ezt érdemes összeírnod:
- melyik domain alatt szeretnél levelezni;
- milyen e-mail-címekre lesz szükséged;
- hány külön postafiókot használnátok;
- mekkora levelezési tárhellyel számolsz;
- milyen számítógépeken és telefonokon használnátok a fiókokat.
Ez alapján könnyebb csomagot választani és megtervezni a beállítást.
A domained más szolgáltatónál is maradhat: ilyenkor megadjuk a szükséges beállításokat, és segítünk összekapcsolni a meglévő nevet a levelezéssel. Viszont ha nálunk kezeled a domaint, egyszerűbb egy helyen intézni a kapcsolódó módosításokat.
Itt kerül képbe a DNS, vagyis a domain név rendszer. A beállításai többek között azt jelzik, melyik szolgáltatás fogadja a domainedre érkező leveleket. A domain és a levelezés beállításainak együtt kell működniük, ezért előre egyeztetjük, ki fér hozzá ezekhez, és ki végzi el a szükséges módosításokat.
Hogyan használhatod a levelezésedet a mindennapokban?
A saját domaines cím használatához nem kell feltétlenül egy új levelezőprogram kezelését megtanulnod. A MittuDomain postafiókjai beállíthatók Outlookban, Thunderbirdben, Apple Mailben és mobilos levelező alkalmazásokban is. A levelezést számítógépen, telefonon és táblagépen is használhatod, a megfelelő fiókbeállításokkal.
A levelezőprogram a felület, amelyben dolgozol, a postafiók hátterét pedig a szolgáltatás biztosítja.
A beállításhoz szükséges adatokat megadjuk, és az alapkonfigurációban is segítünk. Ilyen adat lehet a bejövő és kimenő levelek kiszolgálója, illetve a kapcsolódás módja; ezeket érdemes a kapott útmutató alapján megadni, találgatás helyett.
Böngészőből is beléphetsz a levelezésedbe: ezt hívjuk webmailnek. A webmailhez nem kell külön levelezőprogramot telepítened, így akkor is hozzáférhetsz a postafiókodhoz, ha éppen ezt a megoldást találod kényelmesebbnek. Arra figyelj, hogy ha közösen használt gépen lépsz be, a munka végén jelentkezz ki a fiókból.
Az indulásnál a használatot is érdemes átbeszélni. Ha több eszközön dolgozol, egyeztessük a levelek és mappák kezelését, hogy a választott beállítások a munkádhoz igazodjanak. Attól, hogy egy cím már szerepel a telefonodon, még jó ellenőrizni, hogy küldeni és fogadni is tudsz-e vele.
Mekkora céges e-mail-csomagra van szükséged?
A csomagválasztás két fontos szempontja a postafiókok száma és a rendelkezésre álló tárhely. Egy egyszemélyes vállalkozás másként levelezik, mint egy több munkatárssal dolgozó webshop.
A postafiókok számát és a tárhelyigényt együtt érdemes nézni, mert a sok melléklet kevesebb fióknál is jelentős helyet foglalhat.
A jó döntéshez ezeket gondold végig:
- hány embernek kell saját levelezés;
- mely feladatokhoz kell külön cím;
- mennyi régi levelet szeretnétek megőrizni;
- milyen gyakran kaptok nagyobb mellékleteket;
- várható-e új munkatárs vagy további postafiók.
A külön címeknek legyen valódi szerepük a munkában. Az info@, ajanlat@ vagy szamlazas@ kezdet jó kiindulópont lehet, de nem kell rögtön egy kisebb telefonkönyvnyi címet létrehoznod. Azt is beszéljük át, melyikhez szükséges önálló postafiók, és ki fogja kezelni az oda érkező üzeneteket.
| A vállalkozásod helyzete | Csomagválasztási szempont |
|---|---|
| Egyedül dolgozol, néhány címmel | Kisebb csomag is megfelelő lehet |
| Több munkatárs külön levelezik | Legyen elegendő önálló postafiók |
| Sok dokumentumot és mellékletet őriztek | A tárhely mérete különösen számít |
| Bővül a csapat | A következő időszak igényeit is egyeztessük |
Nem automatikusan a legnagyobb csomag a legjobb választás. Elmondod, hogyan dolgoztok, mi pedig segítünk a megfelelő méret megtalálásában. Ha később változik az igényetek, nagyobb csomag vagy más megfelelő megoldás kiválasztásában is számíthatsz ránk.
Hogyan kapcsolódik a levelezés a teljes online hátteredhez?
Lehet, hogy most csak egy saját e-mail-címmel indulnál, a honlap pedig még készül. Céges levelezést működő weboldal nélkül is használhatsz, ha a domain és a levelezési háttér rendelkezésre áll. Később WordPress- vagy WooCommerce-projekthez a Prémium Weboldal Tárhely is szóba jöhet.
Ha már van működő levelezésed, az indulás előtt beszéljük át, mi történjen a meglévő fiókokkal és levelekkel. A régi levelek átvitelét külön egyeztessük, mert egy új postafiók létrehozása nem egyenlő a korábbi tartalmak átmásolásával. Így előre tudható, milyen adatokkal és feladatokkal kell számolni az átállásnál.
Ha a domain, a weboldal és a levelezés összehangolt kezeléséhez is segítséget szeretnél, az Üzemeltetés szolgáltatásunk az egyedi igényeidhez igazodhat. Az összefüggő technikai feladatokat könnyebb együtt átlátni, különösen változtatás vagy bővítés előtt. Neked pedig van kivel átbeszélned, hogyan illeszkedjen egy új szolgáltatás a meglévő működésbe.
Mittu tippje: csomagválasztás előtt nézd meg a jelenlegi postafiókok foglaltságát, és írd össze, kinek milyen címre van szüksége. A munkatársak száma mellett ez ad használható kiindulópontot a tárhely tervezéséhez. Új címet pedig akkor tegyél az ajánlatodra vagy a honlapra, amikor már a küldését és fogadását is kipróbáltad.
Ha szeretnéd a levelezésedet a vállalkozásod saját nevéhez kötni, nézd meg a Céges E-mail csomagjainkat. Mesélj arról, hányan használnátok és hogyan dolgoztok. Segítünk csomagot választani és elindítani a levelezésedet, hogy utána már csak az üzeneteidre figyelhess.
Gyakran ismételt kérdések a céges e-mailről
Használhatom a meglévő domain nevemet?
Igen, a Céges E-mail szolgáltatás a már meglévő domainedhez is kapcsolható. Akkor is segítünk a szükséges beállításokkal, ha a domain más szolgáltatónál marad.
A postafiókhoz Outlook-előfizetést is kapok?
Az Outlookkal való használhatóság a postafiók beállíthatóságát jelenti. A levelezőprogram használati jogosultsága vagy előfizetése külön kérdés, ezért ezt önállóan ellenőrizd.
Mi történik, ha később több munkatársunk lesz?
Ha több postafiókra vagy nagyobb tárhelyre lesz szükségetek, segítünk megfelelő csomagot választani.
A bővítést az új fiókok használata előtt egyeztessük.
Minden létrehozott címet külön embernek kell használnia?
Nem, egy cím feladathoz is kapcsolódhat, például számlázáshoz vagy ajánlatkéréshez. A kialakításkor beszéljük át, kik kezelik majd a leveleket, és milyen hozzáférésre van szükségük.
